La règle d'abord : depuis le 1er janvier 2026, toute entreprise belge assujettie à la TVA doit pouvoir recevoir des factures électroniques via PEPPOL. Un client belge « pas sur PEPPOL » est donc un client en défaut, pas une excuse qui vous couvre. Voici comment gérer la situation sans bloquer vos encaissements.
Vérifier avant d'accuser
Beaucoup d'entreprises sont joignables sur le réseau sans le savoir : leur logiciel comptable ou leur fiduciaire les y a inscrites. La vérification se fait avec le numéro de TVA du client, en quelques secondes. GestAccount la fait automatiquement avant chaque envoi ; vous pouvez aussi contrôler le format d'un numéro avec notre vérificateur gratuit.
Si le client n'est réellement pas joignable
- Envoyez quand même correctement : la facture part par e-mail (PDF) en attendant, mais elle existe en format structuré UBL chez vous. Votre conformité d'émetteur est démontrable : le document est prêt, c'est la réception qui manque en face
- Prévenez le client : il s'expose à des sanctions et, plus concrètement, il perdra des fournisseurs. L'inviter à s'équiper (l'e-facturation est gratuite chez plusieurs acteurs belges) est un service à lui rendre
- Documentez : gardez la trace de vos envois et relances. En cas de contrôle, la bonne foi de l'émetteur qui a fait le nécessaire pèse
Les cas particuliers
Les clients particuliers (B2C) et les entreprises étrangères ne sont pas visés par l'obligation belge : la facture PDF par e-mail y reste normale (le détail est ici). Attention aussi aux assujettis exemptés : certaines professions ne sont pas tenues de recevoir via PEPPOL.
Comment GestAccount gère le double canal
Chaque envoi part en double : sur le réseau PEPPOL quand le client y est joignable, et par e-mail avec le PDF dans tous les cas. Le statut de chaque facture (reçue sur le réseau, accusée, ou hors réseau) est visible facture par facture. Vous restez en règle sans y penser.